এই আর্টিকেলে ফ্ল্যাট মালিক কমিটির ব্যবস্থাপনা নীতিমালা নমুনা তুলে ধরা হলো। কিভাবে লিখতে হয় সমিতির নীতিমালা সে সম্পর্কে ধারণা দেওয়া হয়েছে।

ফ্ল্যাট মালিক সমিতির নীতিমালা কি

আমরা যারা ফ্ল্যাট কিনে থাকি সেই ফ্ল্যাটটির সমস্ত বিল্ডিংটি নিয়ন্ত্রণ করতে কমিটি ও কিছু নীতিমালার প্রয়োজন হয়। অ্যাপার্টমেন্ট মালিক সমিতি গঠন করার মাধ্যমে অনেক সুবিধা থাকে। যা নীতিমালার নমুনা দেখেই বুঝতে পারবেন। তবে বিল্ডিং নিয়ন্ত্রন রাখতে সহায়তা করে। কোন প্রবলেম হলে সমাধান করা যায় খুব সহজে।

কিভাবে লিখতে হয় সমিতির নীতিমালা এবং এই নীতিমালা ও নিয়মনীতি গুলো কিভাবে তৈরি করতে হবে তা নিয়ে আজকে আলোচনা করব। নিচে ফ্ল্যাট মালিক কমিটির ব্যবস্থাপনা নীতিমালার নমুনা আকারে লিখে দেওয়া হল। যদিও এই নীতিমালার তথ্য গুলো নমুনা হিসেবে ব্যবহার করা হয়েছে।

ফ্ল্যাট মালিক কমিটির ব্যবস্থাপনা নীতিমালা নমুনায় কি কি পয়েন্ট আছে একনজরে দেখে নিনঃ-

• প্রথমেই শুরু হল হিডিংয়ে একটু বড় লেখায় ফ্ল্যাট এর নাম “রত্না গর্ভা” নাম দিয়ে।
• দ্বিতীয় লাইনে আরেকটু বড় করে “ফ্ল্যাট মালিক কমিটির ব্যবস্থাপনা নীতিমালা” লিখা হয়েছে।
• ১। নামঃ ”রত্না গর্ভা” ফ্ল্যাট মালিক কমিটি।
• ২। ঠিকানাঃ বাড়ি#১০, মিরপুর, ঢাকা-১২১৬।
• ৩। কমিটি গঠণ প্রক্রিয়া : এম আর ডেভেলপার কর্তৃক চার কাঠা জমির উপর নির্মিত “রত্না গর্ভা” ফ্ল্যাট ব্যবস্থাপনার জন্য গঠিত।
• ৪। ফ্ল্যাট মালিক ব্যবস্থাপনা কমিটির উদ্দেশ্য ও লক্ষ্যঃ
• ৫। সমিতির সদস্য ও বসবাসকারীদের অধিকার ও দায়িত্বঃ
• ৬। কমন সার্ভিস এর সুবিধাদি নিয়ন্ত্রণ নিয়মাবলীঃ
• ৭। ম্যানেজমেন্ট কমিটিঃ
• ৮। ম্যানেজমেন্ট কমিটির দায়িত্ব ও কর্তব্যঃ
• ৯। সভাপতিঃ
• ১০। সাধারণ সম্পাদকঃ
• ১১। কোষাধ্যক্ক্ষঃ কোষাধ্যক্ষ নিম্নলিখিত কাজ করিবেনঃ-
• ১২। ম্যানেজমেন্ট কমিটির সভাঃ

নিম্নে নীতিমালা নমুনা তুলে ধরা হলোঃ-

“রত্না গর্ভা”

ফ্ল্যাট মালিক কমিটির ব্যবস্থাপনা নীতিমালা

১।     নামঃ   ”রত্না গর্ভা” ফ্ল্যাট মালিক কমিটি

২।     ঠিকানাঃ  বাড়ি#১০, মিরপুর, ঢাকা-১২১৬।

৩।    কমিটি গঠণ প্রক্রিয়া : এম আর ডেভেলপার কর্তৃক চার কাঠা জমির উপর নির্মিত “রত্না গর্ভা”  ফ্ল্যাট ব্যবস্থাপনার জন্য গঠিত।

ক) সভাপতি : জমির মালিক মো: ফখরুল আলম তার পদাধিকার বলে উক্ত কমিটির আজীবন সভাপতি হবেন ।

তার অবর্তমানে তার উত্তরাধিকারী একজন কমিটির সভাপতি নির্বাচিত হইবেন ।  

 খ) সাধারণ সদস্য:  সকল ফ্ল্যাট মালিকগণই এই কমিটির সাধারণ সদস্য হিসাবে বিবেচিত হইবেন এবং সকল সদস্যগণ তাদের মধ্য থেকে সর্ব সম্মতিক্রমে সাধারণ সম্পাদক ও ট্রেজারার মনোনিত করিবেন ।

ফ্লাট মালিকের অবর্তমানে তার উত্তরাধিকারী ১ জন সাধারণ সদস্য হিসাবে বিবেচিত হইবেন ।

   গ) কমিটির অধিক্ষেত্রঃ বিল্ডিংয়ের বাহিরের দেয়াল, ভিতরের ইউটিলিটি দালান, গ্যারাজ, কমন স্পেস/করিডোর সিঁড়ি সহ সমস্ত স্থাপিত যন্ত্রপাতির রক্ষণাবেক্ষন ও সামগ্রিক ব্যবস্থাপনা।

৪।   ফ্ল্যাট মালিক ব্যবস্থাপনা কমিটির উদ্দেশ্য ও লক্ষ্যঃ

ক)  মালিকবৃন্দের নিকট হইতে মাসিক নির্ধারিত সার্ভিস চার্জ সংগ্রহ এবং সংগৃহিত অর্থ কমপ্লেক্স ব্যবস্থাপনার জন্য ব্যায় করা।

খ)  ফ্ল্যাট কমপ্লেক্স এর সুষ্ঠু ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করা। সংগৃহিত সার্ভিস চার্জ দ্বারা কমন বিদ্যুৎ সহ অন্যান্য কমন চার্জ নিয়মিত পরিশোধ, প্রয়োজনীয় কর্মচারী নিয়োগের মাধ্যমে নিরাপত্তা সংক্রান্ত বিষয়াদি নিশ্চিত করা। জেনারেটর, লিফট, পানির পাম্প ইত্যাদির সঠিক রক্ষণাবেক্ষণ নিশ্চিত করা, কমপ্লেক্সের পরিস্কার পরিচ্ছন্নতা নিশ্চিত করা ইত্যাদি।

গ)  কমপ্লেক্সে বসবাসরতদের মধ্যে সৌহার্দ্যমূলক সম্পর্ক প্রতিষ্ঠায় প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ।

৫।    সমিতির সদস্য ও বসবাসকারীদের অধিকার ও দায়িত্বঃ

ক) ফ্ল্যাটে বসবাসরত সকল বাসিন্দা এ্যাপার্টমেন্ট কমপ্লেক্সের লিফট, জেনারেটর, ইন্টারকম, সিড়ি ও অন্যান্য সকল প্রকার সুবিধাদি নির্বিঘ্নে বিধি মোতাবেক ব্যবহার করিতে পারিবেন। কোন বিশেষ ব্যক্তি বা গোষ্ঠি বিধি বহির্ভূতভাবে এর কোনরূপ প্রতিবন্ধকতা সৃষ্টি করিতে পারিবেন না।

খ)  ফ্ল্যাটের সার্ভিস চার্জ প্রতি মাসে টাকা ৫,০০০/- (পাঁচ হাজার) ধার্য থাকিবে, যাহা ঐ মাসের ১০ তারিখের মধ্যে পরিশোধ করিতে হইবে। 3 মাসের মধ্যে উক্ত চার্জ পরিশোধে ব্যর্থ হইলে উক্ত ফ্ল্যাটের ব্যাপারে সংশ্লিষ্ট ফ্ল্যাট ম্যানেজমেন্ট কমিটি পরবর্তী ব্যবস্থা গ্রহন করিবেন। প্রয়োজনে ম্যানেজমেন্ট কমিটি সার্ভিস চার্জ পুনঃনির্ধারন করিবে।

গ) কোন ফ্ল্যাট মালিক বা তাহার টেনান্ট ফ্ল্যাটের বাহিরে এমন কোন নির্মাণ কাজ করিতে বা কোন মালামাল রাখিতে পারিবেন না যাহা অন্য কোন ফ্ল্যাটের বাসিন্দার চলাফেরায় প্রতিবন্ধকতা ও বিরক্তির সৃষ্টি করে ।

ঘ) ফ্ল্যাটে বসবাসকারী কোন ব্যক্তি বা তাহার পরিচারক/পরিচারিকা বা অন্য যে কেউ এমন কোন বস্তু বহণ করিতে পারিবেন না যাহা অন্যের ক্ষতি বা অন্যের জীবন বা সম্পত্তির প্রতি হুমকির কারণ হইতে পারে।

ঙ)  কোন বসবাসকারী তাহার ফ্ল্যাটে বা অন্যত্র এমন কোন শব্দ/আওয়াজ করিবেন না যাহা অন্যের বিরক্তির বা শান্তি ভঙ্গের কারণ হইতে পারে। যদি মেরামত বা অন্য কোন কাজের কারণে শব্দ সৃষ্টি অপরিহার্য হয় তবে তাহা কমিটিকে অবহিতি সাপেক্ষে সকাল ৯টা হইতে বেলা ২টার মধ্যে সীমাবদ্ধ রাখিতে হইবে, তবে শব্দ হইবে না এমন কাজ বিকাল ৫টা পর্যন্ত করা যাইবে।

চ) ফ্ল্যাটে বসবাসকারী কেউ সিঁড়ি বা লিফ্ট করিডোরে ব্যক্তিগত কোন জিনিষ যথাঃ ফুলের টব, কোন আসবাবপত্র ইত্যাদি রাখিতে পারিবেন না। ফ্ল্যাটে বা কমন স্পেসে কোন পশু পাখি রাখিতে বা পালিতে পারিবেন না।

ছ) ছাদের মালিকানা ও ইহার ব্যবহার: ক্যান্টনমেন্ট বোর্ড দ্বারা ছাদের মালিকানার অধিকার জমির মালিক কর্তৃক সংরক্ষিত । তবে শুধুমাত্র কাপড় শুকানোর জন্য নির্ধারিত স্থান ব্যবহার করা যেতে পারে ।

জ) ফ্ল্যাটের বাহ্যিক পরিবর্তন ও ভিতরের মেরামত ইত্যাদি : কোনো ফ্লাট মালিক কোনো অবস্থাতেই নিজ ফ্ল্যাটের বাহিরে  বিল্ডিং এ কোনো বাহ্যিক অংশ পরিবর্তন করতে পারবেন না, তবে স্যানিটারি সমস্যা জনিত কারণে  প্রয়োজন হলে ম্যানেজমেন্ট কমিটির অনুমোদন ক্রমে সংস্কার করা যাইতে পারে তবে তা  কোনো ভাবেই ফ্রন্টাল এলিভেশন ও বাহিরের রঙের পরিবর্তন আনা যাবে না । ফ্ল্যাটে মালিক তার নিজস্ব প্রয়োজনে তার ফ্ল্যাটের ভিতরে সংস্কার কাজ নিজ দায়িত্বে করতে পারবেন তবে বাথরুম ও রান্না ঘরের কোনো সার্ভিস লাইন যেমন-পানির লাইন, স্যানিটারি লাইন, ওয়াশ ওয়াটার লাইন ও তিতাস গ্যাস লাইন নিজ সুবিধামত স্থানে স্থানান্তর করা যাইবে না।তাছাড়া কনসিল ইলেক্ট্রিক লাইনে বা এস ডি বি লাইন,জেনারেটার ক্যাবল লাইনে,কনসিল ডিশ ক্যাবল,টেলিফোন,ইন্টারনেট লাইনে মেরামত প্রয়োজন হলে ব্যাবস্থাপনা কমিটির অনুমতিক্রমে নির্ধারিত দক্ষ মেরামতকারী দ্বারা সম্পন্ন করা যেতে পারে।   

ঝ)  এই বিল্ডিং সম্পূর্ণ আবাসিক হিসাবে ব্যাবহৃত হবে এই মর্মে সরকারী বিধিবিধান এবং ডেভেলপার এর সঙ্গে অনুরূপ সম্মতি থাকায় সকল ফ্লাট মালিকগণকে অনাবাসিক বা অফিস হিসাবে ভাড়া দিতে সম্পূর্ণভাবে নিরুৎসাহিত করা হলো। তবে সপরিবারে থাকার জন্য  নিজ ফ্লাট ভাড়া দেওয়া যাইবে । আবাসিক  ভাড়া দেয়ার  ক্ষেত্রে ডি ও এইচ এস  পরিষদের নীতিমালা অনুসরণ বাঞ্চনীয় । কোনো বাসা ভাড়াটিয়া কর্তৃক সাবলেট দেয়া যাবে না এ ব্যাপারে সংশ্লিষ্ট ফ্লাট মালিক প্রয়োজিনীয় বাবস্থা গ্রহণ করবে। ভাড়াটিয়ারা সার্বিকভাবে ম্যানেজমেন্ট কমিটির সকল নীতিমালার আওতায় থাকতে বাধ্য থাকবে এবং সংশ্লিষ্ট ফ্লাট মালিকগণ  এ ব্যাপারটি নিশ্চিত করবেন ।

ঞ) জানালা বা বারান্দা হইতে পানের পিক, ময়লা বা কোন প্রকার বস্তু এবং রান্না ঘরের জানালা দিয়া কোন প্রকার বর্জ্য পদার্থ বাহিরে ছুড়িয়া ফেলা যাইবে না।

ট)  ফ্ল্যাট এমন কাউকে ভাড়া দেওয়া যাইবে না যাহার ফ্ল্যাটটি ব্যাচেলর কোয়ার্টার/রেস্ট হাউজ হিসাবে ব্যবহার হইতে পারে।সংশ্লিষ্ট ফ্লাট মালিকগণ এ বিষয়টি নিশ্চিত করবেন।

ড) কোন ফ্ল্যাট ভাড়া দেওয়ার পূর্বে সংশ্লিষ্ট ভাড়াটিয়ার তথ্য কমিটিকে অবহিত করার জন্য লিখিতভাবে জানাইতে হইবে এবং টেনান্ট এই নীতিমালার সকল ধারা ও ম্যানেজমেন্ট কমিটির সকল সিদ্ধান্ত মানিয়া চলিতে বাধ্য থাকিবেন এই মর্মে টেনান্ট কর্তৃক ভাড়ার এগ্রিমেন্টে স্বাক্ষর করিবেন।

ঢ)  কোন মালিক বা টেনান্ট কোনরূপ বিস্ফোরক যেমন- পেট্রোল, বারুদ, বাজি, পটকা ইত্যাদি এবং যে কোন অবৈধ দ্রব্য ফ্ল্যাটে আনয়ন বা জমা রাখিতে পারিবেন না।

ণ)  ফ্ল্যাটে বসবাসকারী কেউ ফৌজদারী অপরাধে জড়িত হইলে দায় তাহার উপরেই বর্তাইবে এবং ব্যবস্থাপনা কমিটি ইহার জন্য দায়ী হইবে না।

ত)   ফ্ল্যাটের মালিক বা বসবাসকারী তাহার ফ্ল্যাট কোন রাজনৈতিক কর্মকান্ডে ব্যবহার করিতে পারিবেন না বা দিবেন না।

থ)  কোন ফ্ল্যাট মালিক বা টেনান্ট কোন ফেরিওয়ালা, যে কোন সামগ্রী ক্রয় বা বিক্রয় কাজে নিয়োজিত কোন ব্যক্তি, মুচি বা কোন প্রকার বহিরাগতকে ফ্ল্যাটে প্রবেশ করানো হইতে বিরত থাকিবেন। পরিচারক/পরিচারিকা/ গাড়ীচালক নিয়োগের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট ফ্ল্যাট মালিক বা টেনান্ট নিয়োজিত ব্যক্তির বিস্তারিত তথ্য গেটে রক্ষিত খাতায় লিপিবদ্ধ করিবেন এবং যা পরবর্তীতে  থানা বিট পুলিশের নির্ধারিত ফর্মে সকল জীবন বৃত্তান্ত পূরণ করতঃ আবাসিক এলাকার পরিষদ এ অবগত করে থানায় জানাতে হবে । তথ্যের ভিত্তিতে প্রত্যেককে প্রয়োজনে কমিটি কর্তৃক আইডি কার্ড দেওয়া হইবে। ফ্ল্যাটে বসবাসকারী মালিক বা টেনান্ট এর কোন ছেলে-মেয়ে তাহাদের একান্ত ব্যক্তিগত বান্ধবী বা বন্ধুকে এনে ফ্ল্যাটের কমন স্পেসে বা লিফটে সাধারণ কালচার বহির্ভূত কোন আচরণে লিপ্ত না হয় সে ব্যাপারে সংশ্লিষ্ট অভিভাবকগণকে সতর্কতা অবলম্বন করিতে হইবে।

দ)  লিফট বা কোন কমন স্পেসে কোন ফ্ল্যাট মালিক বা টেনান্ট বা তাহাদের সন্তান সন্তাতিরা এমন কোন আচরণ করা হইতে বিরত থাকিবেন যাহা সাধারণ কালচারের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ নয়।

ধ)  সকলেই কমপ্লেক্সের সাধারণ সম্পত্তি যেমন- লিফট, জেনারেটর, ইন্টারকম, সুইচ ইত্যাদির ক্ষতিসাধন বা দেয়ালে লিখন হইতে সর্বোতভাবে বিরত থাকিবেন।

ন)  ফ্ল্যাটে কোন বসবাসকারীর অতিথির, কোন ব্যক্তি/ব্যক্তিবর্গের পরিচিতি সম্পর্কে নিশ্চিত না হয়ে সিকিউরিটি গার্ড কমপ্লেক্সে ঢোকার অনুমতি দিবেন না।

প)  ফ্ল্যাট মালিকের অনুমতি ছাড়া অন্যের গ্যারেজে গাড়ী রাখা যাইবে না। এই সম্পর্কে প্রত্যেকে স্ব স্ব গাড়ী চালককে নিজ দায়িত্বে নির্দেশনা প্রদান করিবেন।

ফ)  ম্যানেজমেন্ট কমিটির উদ্যোগে আয়োজিত অনুষ্ঠানাদিতে প্রত্যেক সদস্য/সদস্যার অংশগ্রহণ একান্ত কাম্য। এইরূপ অনুষ্ঠানাদির জন্য ধার্যকৃত চাঁদা সময়মত প্রদান সকল সদস্যের কর্তব্য।

ব)  কোন মালিক বা টেনান্ট, কেয়ার টেকার, সিকিউরিটি গার্ড বা অন্য কোন কর্মচারীকে ডিউটির সময় ব্যক্তিগত কাজে ব্যবহার করিতে পারিবেন না।

ভ)  কাঁচা বাজার বিশেষ করিয়া কাটা মাছ, মাংশ বা মুরগী এমন পাত্রে বহন করিবেন না যাহাতে রক্ত নির্গত হইয়া লিফট, সিড়ি বা কমন স্পেস নষ্ট হয়। কোন কারণে নষ্ট হইলে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিকে তাহা নিজ দায়িত্বে পরিস্কার করিতে হইবে।

ম)  লিফটের ভেতর ময়লা আবর্জনা নিয়ে উঠানামা করা যাবেনা| লিফটে আসবাবপত্র সহ ভারী মালামাল বহন করা যাইবে না।

য)  কমপ্লেক্সে কোন কমন জায়গায় ধুমপান করা যাইবে না।

র)  কার পার্কিং এ গাড়ির হর্ণ এবং গাড়ীতে উচ্চস্বরে ক্যাসেট বাজানো যাইবে না।

ল)  প্রধান গেটের সামনে নিরাপত্তা কর্মী ছাড়া অন্য কেহ বসিতে বা জটলা করিতে পারিবেন না।

শ)  কার পার্কিং অবস্থায় কমপ্লেক্সে অবস্থানকালে ড্রাইভার নির্ধারিত কক্ষে বা গাড়ীতে অবস্থান করিবেন। অতিথিদের গাড়ি কোনো ক্রমেই ভেতরে পার্কিং করা যাবে না | তবে ফ্লাট মালিকদের নির্ধারিত গ্যারাজ খালি থাকলে কেবলমাত্র তাদের অনুমতিক্রমে নিজস্ব অতিথিদের গাড়ি সাময়িক সময়ের জন্য রাখা যেতে পারে|

ষ) এই বিল্ডিং এর কোন ফ্ল্যাট হইতে বিতাড়িত কোন ড্রাইভার/পরিচারক/পরিচারিকাকে কাজে নিয়োজিত করিবার ক্ষেত্রে সমিতিকে অবহিত করিতে হইবে।

স)  কোন মালিক/টেনান্ট তাহার ফ্ল্যাট কোন অনৈতিক কাজে ব্যবহার করিতে পারিবেন না।

হ)  এ্যাপার্টমেন্ট কমপ্লেক্স সৌহার্দ্যপূর্ণ পরিবেশ বজায় রাখার জন্য ব্যবস্থাপনা কমিটি সময় সময় প্রয়োজনীয় সিদ্ধান্ত নিতে এবং তাহা কার্যকর করার অধিকার সংরক্ষণ করেন। ক্ষ)    ফ্ল্যাট ম্যানেজমেন্ট কমিটি কর্তৃক নির্ধারিত স্থানে পশু কুরবানী করিতে হেইবে এবং এই সংক্রান্তে ম্যানেজমেন্ট কমিটি বিভিন্ন সময়ে সিদ্ধান্ত গ্রহণ করিবেন।

৬।  কমন সার্ভিস এর সুবিধাদি নিয়ন্ত্রণ নিয়মাবলীঃ

ক)  ফ্ল্যাটের চাবি বুঝিয়া লইবার পূর্বে সিকিউরিটি মানি হিসাবে প্রত্যেক ফ্লাট মালিক কে কমিটির নির্ধারিত একাউন্টে পে-অর্ডার/ব্যাংক ড্রাফট ইত্যাদির মাধ্যমে ২০,০০০/- (বিশ  হাজার) টাকা জমা প্রদান করিতে হইবে।

খ)  বিল্ডিংয়ের মূল গেট ও গ্যারেজ সম্পূর্ণ ভাবে চারটি সিসিটিভি ক্যামেরা দ্বারা নিয়ন্ত্রিত এবং দুইজন নিরাপত্তা প্রহরী সার্বক্ষণিক ভাবে চব্বিশঘন্টা কর্তব্যরত থাকবে ।

গ) ম্যানেজমেন্ট কমিটি কর্তৃক নির্ধারিত সময় সূচী অনুযায়ী লিফট চলাচল করিবে এবং কমন এরিয়ার বৈদ্যুতিক বাতি কমিটি কর্তৃক নিয়ন্ত্রিত হইবে।

ঘ)  দীর্ঘক্ষণ বিদ্যুত সরবরাহ বন্ধের সময় জেনারেটর একটানা কতক্ষণ চলিবে তাহা ম্যানেজমেন্ট কমিটি নির্ধারণ করিবে। জেনারেটরের ডিজেল খরচ কিভাবে সমন্বয় করা হবে তা ম্যানেজমেন্ট কমিটি নির্ধারণ করবে।

ঙ)  ড্রাইভার, পরিচারক বা পরিচারিকা কর্তৃক লিফট ব্যবহারের পদ্ধতি ম্যানেজমেন্ট কমিটি কর্তৃক নির্ধারিত হইবে।

চ)  ম্যানেজমেন্ট কমিটি বাস্তব অবস্থা পর্যালোচনা সাপেক্ষে মাসিক সার্ভিস চার্জ নির্ধারণ করিবে।

৭।  ম্যানেজমেন্ট কমিটিঃ

ক)   ম্যানেজমেন্ট কমিটি তিন সদস্য বিশিষ্ট হইবে। জমির মালিক পদাধিকার বলে সভাপতি হিসাবে নির্ধারিত থাকিবেন । প্রতিটি ফ্লাট হইতে ফ্লাট মালিক সর্বসম্মতিক্রমে সাধারণ সম্পাদক ও ট্রেজারার মনোনিত করিবেন ।

খ)  সভাপতি ব্যাতিত ম্যানেজমেন্ট কমিটির মেয়াদকাল ০2 (দুই) বৎসর হইবে। উক্ত ০2 (দুই) বৎসর মেয়াদ শেষের পূর্বেই নতুন কমিটি গঠন করিতে হইবে। বিশেষ পরিস্থিতিতে মেয়াদকালে নুতন কমিটি গঠন সম্ভব না হইলে পরবর্তী ০৩ (তিন) মাসের মধ্যে অবশ্যই করিতে হইবে।

গ)  ম্যানেজমেন্ট কমিটির সদস্যগণ পর পর ০২ (দুই) মেয়াদের অধিক নির্বাচিত হইতে পারিবেন না।

ঘ)  ফ্লাট মালিক অর্থাৎ যার নামে লিখিতভাবে ফ্লাট হস্তান্তর হবে সেই একমাত্র সাধারণ সদস্য হতে পারবেন | তবে তার অনুপস্থিতিতে তার উত্তরাধিকারীগণ এর মধ্যে একজন কে সাধারণ সদস্য হিসেবে গণ্য করা হবে|তার লিখিতভাবে মনোনীত কোনো প্রতিনিধি  ম্যানেজমেন্ট কমিটি এর সভায় উপস্থিত হতে পারবে|

ঙ)  মেয়াদ পূর্তির পূর্বে কোন মনোনিত/নির্বাচিত সদস্যের পদ কোনো কারণে শুন্য হইলে অন্য ফ্লাট মালিকের মধ্যে থেকে উক্ত প্রতিনিধি মনোনিত/নির্বাচিত হইবেন।

চ)  ব্যবস্থাপনার প্রয়োজনে বিশেষ ক্ষেত্রে ম্যানেজমেন্ট কমিটি এক বা একাধিক সাব কমিটি গঠন করিতে পারিবে।

৮।  ম্যানেজমেন্ট কমিটির দায়িত্ব ও কর্তব্যঃ

ক)  ব্যবস্থাপনার জন্য নির্ধারিত সার্ভিস চার্জ গ্রহণ করা। কমপ্লেক্সে এর সুষ্ঠু ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করা।

খ)  ব্যাবস্থাপনার জন্য কর্মচারী নিয়োগ ও তাহাদের কর্তব্য নির্ধারণ।

গ)  সমিতির হিসাবপত্র নিয়মিত ও যথাযথভাবে প্রস্তুত করা। মাসিক বিবরণী প্রত্যেক সদস্য ও মূল কমিটিকে প্রদান করা।

ঘ)  এককালীন প্রাপ্ত টাকা ম্যানেজমেন্ট কমিটি হিসাব সহ মূল কমিটিকে প্রদান করিবে।

ঙ)  ফ্ল্যাটের ব্যবস্থাপনা, নিরাপত্তা নিশ্চিতকরণ, রক্ষণাবেক্ষণ এবং মেরামত কাজে প্রয়োজনীয় অর্থ ব্যয় করা।

চ) ফ্ল্যাটের নিরাপত্তা প্রহরীর বেতন ভাতা এবং কমন ফ্যাসিলিটিজ যেমন- লিফ্‌ট, জেনারেটর, ইন্টারকম, পানি সরবরাহের যন্ত্রপাতি, বৈদ্যুতিক স্থাপনা ও অন্যান্য যন্ত্রপাতির রক্ষণাবেক্ষণ ও মেরামত কাজে প্রয়োজনীয় অর্থ ব্যয় করা। হঠাৎ জরুরি গুরুত্বপূর্ণ মেরামত বা রক্ষণাবেক্ষন কাজ যেমন  লিফট, জেনারেটর ইত্যাদি মেরামত খাতে প্রয়োজনীয় অর্থের সংকুলান না হলে সকল ফ্লাট মালিকদের/ভাড়াটিয়াদের  নিকট থেকে অতিরিক্ত টাকা আদায় করতঃ মেরামত সম্পন্ন করা হবে বা ব্যয় নির্বাহ  করা হইবে।

ছ)  ফ্ল্যাটে সাধারণভাবে ব্যবহৃত কমন ফ্যাসিলিটিজ-পানির বিল,বিদ্যুৎ বিল, তিতাস গ্যাস জ্বালানী বিল, কনভারজেনসী চার্জ, সামনের বাগান রক্ষণাবেক্ষন বাবদ, স্টেশনারিজ  ইত্যাদির খরচ এবং সমিতির সভায় অনুমোদিত অন্য যে কোন কাজে ব্যয় করা।

জ) সমিতির সংস্থাপন (ইষ্টাবলিষ্টমেন্ট) এবং আপৎকালিন (কন্টিজেন্ট) সম্পৃক্ত কাজে ব্যয় করা।

ঝ) বিশেষ কোন কারণে খরচের প্রয়োজন হইলে ম্যানেজমেন্ট কমিটি সভাপতি একক সিদ্ধান্তে গ্রহণ করতঃ আপদকালীন অর্থ বরাদ্দ সহ অনুমোদন প্রদান করিবেন যা পরবর্তীতে কোষাধক্ষ মূল কমিটির নিকট উপস্থাপন করিবেন।

ঞ)  ফ্ল্যাটের কমন সার্ভিসের রক্ষণাবেক্ষণ ও সাধারণ সভায় অনুমোদিত যে কোন খরচ খাতে সভাপতি এবং সেক্রেটারী/কোষাধ্যক্ষ যুগ্মভাবে টাকা ২০,০০০/- পর্যন্ত ব্যাংক হইতে উত্তলোন করিতে পারিবেন। তবে  বিদ্যুৎ, গ্যাস বিল ও কর্মচারীদের বেতন/ভাতা এর যে কোন অংক প্রদান করিতে পারিবেন।

ট)  ম্যানেজমেন্ট কমিটি যুগ্মভাবে ব্যাংক হিসাব খুলিতে পারিবে। সভাপতি, সাধারণ সম্পাদক ও কোষাধ্যক্ষ এর যে কোন দুই জনের স্বাক্ষরে ব্যাংক হিসাব অপারেট করা যাইবে। সাধারণ ব্যায়ের জন্য ২০,০০০/-টাকা পর্যন্ত নগদ হাতে রাখা যাইবে।

৯।  সভাপতিঃ

ক) সভাপতি সভার তারিখ ও সময় নির্ধারণ করিবেন।

খ)  সভাপতি সভার শৃঙ্খলা রক্ষা ও নিয়ন্ত্রণ করিবেন। আলোচিত বিষয়ে সিদ্ধান্ত গ্রহণে সহায়তা করিবেন।

গ) ৫০০০/- টাকা পর্যন্ত আপৎকালিন (কন্টিজেন্ট) অর্থ বরাদ্দ সহ অনুমোদন প্রদান করিবেন।

১০।   সাধারণ সম্পাদকঃ

সাধারণ সম্পাদক নিম্নলিখিত কর্তব্য পালন করিবেনঃ–

ক)   সভাপতির সহিত আলোচনাক্রমে সভা আহ্বান এবং পরিচালনা করা।

খ)  ম্যানেজমেন্ট কমিটি কর্তৃক গৃহিত সিদ্ধান্ত কার্যকর করা। নীতিমালায় উল্লিখিত বিষয়াদি নিশ্চিত করা।

গ)   ম্যানেজমেন্ট কমিটির কাজের বিবরণ রক্ষন এবং পরবর্তি সভায় তাহা নিশ্চিতকরণ।

ঘ)   সাধারণ সম্পাদক অত্র বিল্ডিং এর নিরাপত্তা অফিসারের দায়িত্ব পালন করবেন । যে কোনো আপদ কালীন অবস্থা ও দুর্ঘটনা সম্পর্কে সভাপতিকে অবহিত করবেন এবং প্রয়োজনীয় ব্যাবস্থা গ্রহণ করবে ।

ঙ) কমিটির সিদ্ধান্ত অনুযায়ী সামাজিক কার্যক্রমের ব্যাবস্থা করা।

১১।  কোষাধ্যক্ক্ষঃ

 কোষাধ্যক্ষ নিম্নলিখিত কাজ করিবেনঃ–

ক) সার্ভিস চার্জের টাকা জমা করা।

খ) কমিটির নির্দেশনা অনুযায়ী মাসিক ভিত্তিতে বছরের সকল প্রকার খরচের হিসাব রাখা।

গ) সমিতির আর্থিক কার্যক্রম বিধি মোতাবেক পরিচালনা করা।

ঘ) কর্মচারীর বেতন, বিভিন্ন কমন খরচের বিল, জ্বালানী খরচ ও অন্যান্য যাবতীয় খরচের হিসাব রাখা ও  প্রয়োজনীয় পেমেন্টের ব্যবস্থা করা।

ঙ) সভাপতি/সাধারণ সম্পাদক এর সহিত যৌথভাবে ব্যাংক হিসাব পরিচালনা করা।

১২।  ম্যানেজমেন্ট কমিটির সভাঃ

ক) ম্যানেজমেন্ট কমিটি প্রয়োজনের নিরিখে সভায় মিলিত হইবেন।

খ) নির্দিষ্ট প্রয়োজন না থাকিলেও মাসে অন্ততঃ একবার সভায় মিলিত হইবেন।

শেষ কথাঃ

আশা করি ফ্ল্যাট মালিক কমিটির নীতিমালা কিভাবে তৈরি করা হয় তার একটা আইডিয়া পেলেন। কারো প্রয়োজনে এখান থেকে যেন নীতিমালা অনুসরণ করে নতুনভাবে তৈরি করে নিতে পারে। নীতিমালা নমুনা বাংলা ওয়ার্ড ফাইল ডাউনলোড করে নেওয়ার দরকার হলে কমেন্ট করতে পারেন। লেখাটি পড়ার জন্য ধন্যবাদ।

আরো জানুন-

• বোর্ড রেজোলিউশন তৈরি করার ফরমেট, Board Resolution Format
• অভিযোগ পত্র লেখার নিয়ম ফরমেট, Official complaint letter
• সুপারিশ পত্র লেখার নিয়ম ফরমেট, Letter of Recommendation
• বিল্ডিং নির্মাণ করার আগে শর্ত সমূহ, Building nirman Shorto
• জমির মালিকানা সংক্রান্ত হলফনামা করার নিয়ম